Le copropriétaire dans l'organisation de l'assemblée générale

L’inscription de questions à l’ordre du jour de l’assemblée générale

À tout moment, un ou plusieurs copropriétaires peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent l’inscription à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic les porte alors sur la convocation de la prochaine assemblée. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante (Art. 10 al. 1er Décret du 17 mars 1967). La demande doit être communiquée en recommandé avec avis de réception au syndic. Procéder par lettre simple ou par mail, comme cela se constate fréquemment, ouvre le droit, pour le syndic, à refuser l’inscription des résolutions souhaitées.

Par ailleurs, les questions doivent appeler un vote binaire des copropriétaires : POUR ou CONTRE. Les simples remarques ou observations (reproches adressés ou syndic quant à sa gestion par exemple) ne constituent pas une question de sorte qu’ici encore, le syndic est en droit de ne pas l’inscrire à l’ordre du jour (CA Paris, 29 novembre 1995).

Dès lors que ce formalisme est respecté, le syndic est tenu d’inscrire la question dont il s’agit et n’est nullement juge de son opportunité (Cass., 3ème civ., 29 mai 2002). L’inscription est donc de droit, mais à charge pour le copropriétaire d’y adjoindre les documents nécessaires le cas échéant (autorisation de travaux affectant les parties communes) ainsi que de rédiger le projet de résolution (Art. 10 al. 3 Décret du 17 mars 1967.). Par ailleurs, il n’appartient pas au syndic de suppléer les lacunes et insuffisances des demandes, justifiant ainsi l’absence d’inscription à l’ordre du jour (CA Aix en Provence, 4 avril 1998). Le syndic peut s’exonérer de son obligation d’inscription au regard de la date de réception de la demande. Cette date ne s’apprécie pas en fonction du délai de convocation de 21 jours mais par rapport à celle de mise sous pli des courriers : si le syndic a d’ores et déjà commencé à procéder aux expéditions ou à reprographier l’ensemble des documents à annexer, l’insertion d’une pièce supplémentaire peut entraîner une désorganisation dans le processus de convocation de l’assemblée et entraîner un retard. De fait, le syndic justifie ici d’un argument pour refuser l’inscription de la question mais il doit alors l’inscrire automatiquement à la prochaine assemblée générale.

C’est pour éviter ce type de situation que les pouvoirs publics ont imposé aux syndics d’afficher, dans les parties communes de l’immeuble, la date de la prochaine assemblée générale (Art. 9 Décret du 17 mars 1967). Cet affichage doit se faire « dans un délai raison- nable » et reproduire les dispositions de l’article 10 du décret du 17 mars 1967 rappelant les modalités d’inscription d’une question à l’ordre du jour de l’assemblée générale. À noter que cet affichage se fait sans que cette formalité soit prescrite à peine de nullité. Autrement dit, la violation de cette disposition n’affecte pas la validité de l’assemblée générale.

Enfin, chaque appel de fonds doit comporter une reproduction de l’article 10 du décret du 17 mars 1967 permettant ainsi de rappeler aux copropriétaires la possibilité qu’ils ont de solliciter l’inscription d’une question à l’ordre du jour à tout moment en cours d’année (Art. 10 al. 4 Décret du 17 mars 1967).

Le fait pour le syndic de ne pas procéder à l’inscription d’une question n’affecte pas la validité de l’assemblée générale. Cependant, le syndicat pourra être condamné à payer des dommages et intérêts au copropriétaire demandeur dès lors que le défaut d’inscription de ses questions lui a causé un préjudice : retard dans la réalisation de travaux par exemple (CA Paris, 9 octobre 1991). À charge ensuite pour le syndicat de se retourner contre le syndic le cas échéant.

Les résolutions adoptées en assemblée générale peuvent toutefois être contestées dès lors qu’il existe un lien de connexité entre celles inscrites à l’ordre du jour et celles sol licitées par le copropriétaire demandeur (CA Versailles, 9 février 2004 -affaire dans laquelle un copropriétaire faisait une proposition alternative en matière de réalisation de travaux).

La convocation de l’assemblée générale 

Les interactions possibles d’un copropriétaire en matière de convocation de l’assemblée générale sont de deux ordres, soit par demande faite au syndic, soit par le biais d’une convocation effectuée à la place de ce dernier. 

La demande de convocation faite au syndic

La convocation est de droit « lorsqu’elle est demandée au syndic soit par le conseil syndical, s’il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un nombre inférieur de voix » (Art. 8 al. 1er Décret du 17 mars 1967). On notera que le texte prévoit la possibilité pour un copropriétaire seul d’exiger du syndic la convocation d’une assemblée générale, dès lors qu’il détient 25 % des voix. La demande notifiée au syndic doit préciser les questions dont l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée est demandée.

Faute pour le syndic de s’exécuter, l’assemblée générale est alors valablement convoquée par le président du conseil syndical après mise en demeure au syndic demeurée infructueuse plus de 8 jours. À défaut de conseil syndical, ou si le président ne procède pas à cette convocation, alors celle-ci peut être effectuée par tout copropriétaire (Art. 8 al. 2 et 3 Décret du 17 mars 1967). Ce dernier devra alors procéder à la mise en demeure susvisée, faite au syndic et, le cas échéant, au président du conseil syndical. Si elle demeure infructueuse plus de 8 jours, alors le copropriétaire pourra saisir le président du tribunal judiciaire, qui statuant en matière de référé, pourra l’habiliter à convoquer l’assemblée générale (Art. 50 Décret du 17 mars 1967). 

Ces hypothèses visent les cas où un copropriétaire, en sus du conseil syndical, demande au syndic de convoquer une assemblée générale. Il ne s’agit donc pas d’une convocation mais de demander à la personne habilitée à convoquer l’assemblée générale de le faire. Or, il est possible pour un copropriétaire d’y procéder également. 

La convocation directe de l’assemblée générale 

Lorsque le syndicat est dépourvu de syndic, l’assemblée générale des copropriétaires peut être convoquée par tout copropriétaire, aux fins de nommer un syndic. À défaut de convocation, le président du tribunal judiciaire, statuant par ordonnance sur requête à la demande de tout intéressé, désigne alors un administrateur provisoire de la copropriété, lequel sera chargé de convoquer l’assemblée générale en vue de désigner un syndic (Art. 17 al. 4 Loi du 10 juillet 1965). 

Cette procédure ne s’applique toutefois que lorsque la copropriété est dépourvue de syndic, c’est-à-dire lorsque le mandat de celui-ci a expiré avant qu’une nouvelle assemblée ne soit convoquée pour statuer à ce sujet, en cas de décès ou de perte de la carte professionnelle par exemple. Lorsque l’absence de syndic résulte d’un défaut de désignation au cours de l’assemblée générale, alors tout copropriétaire peut saisir le président du tribunal judiciaire afin qu’il en soit désigné un (Art. 17 al. 3 Loi du 10 juillet 1965). Le cas des petites copropriétés Les petites copropriétés* bénéficient de mesures dérogatoires destinées à faciliter leur gestion, la stricte application des dispositions de la loi du 10 juillet 1965 paraissant trop lourde et inadaptée. Ainsi est-il possible de prendre des décisions à l’occasion d’une consultation écrite ou d’une réunion informelle, sans qu’il n’y ait lieu de convoquer une assemblée générale, sauf en ce qui concerne le vote du budget prévisionnel et l’approbation des comptes. Hormis ces hypothèses, tout point peut être étudié mais doit recueillir impérativement l’unanimité des voix du syndicat, indépendamment de la majorité normalement applicable si la résolution était soumise à une assemblée générale convoquée selon les règles (Art. 41-12 Loi du 10 juillet 1965). Dans les copropriétés dont le nombre de voix est réparti entre 2 copropriétaires, d’autres dérogations ont été mises en place. Ainsi, chaque copropriétaire peut convoquer l’autre copropriétaire à une assemblée générale en lui notifiant les points à l’ordre du jour. Tous deux peuvent ensuite ajouter des points à l’ordre du jour sous réserve d’en informer préalablement l’autre (Art. 41-12 Loi du 10 juillet 1965).  

*Constitue une « petite copropriété » une résidence comportant au plus cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, ou lorsque le budget prévisionnel moyen du syndicat des copropriétaires sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 € (art. 41-8 Loi du 10 juillet 1965). Voir également IRC n° 664 – déc. 2020 : « Petites copropriétés et copropriétés à deux » 

Convocation d’une assemblée pour les droits ou obligations du seul demandeur 

L’ordonnance de réforme d’octobre 2019 a instauré la possibilité pour tout copropriétaire de demander la convocation d’une assemblée générale pour des questions ne concernant que ses droits et obligations. L’objet de la convocation est ici purement personnel et ne concerne aucunement la copropriété de manière générale. En conséquence, les frais qui en découlent incombent exclusivement au copropriétaire demandeur (Art. 17-1 AA Loi du 10 juillet 1965). 

La requête du copropriétaire doit être notifiée au syndic, en LRAR, et préciser la ou les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée. Doivent également être joints les documents nécessaires à la parfaite information de l’assemblée et à la validité même de la décision, à savoir (Art. 8-1 al. 1 et 2 Décret 17 mars 1967) :

• tout document précisant l’implantation et la consistance des travaux lorsque ceux-ci portent atteinte à l’aspect extérieur de l’immeuble ou affectent les parties communes ;
• les conditions essentielles du contrat lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché.

Il est possible que la demande émane de plusieurs copropriétaires, soit parce qu’ils souhaitent réaliser des travaux similaires, soit pour profiter de l’opportunité de cette assemblée pour une demande spécifique mais en en mutualisant le coût. En cas de pluralité de demandeurs, la notification faite au syndic devra alors préciser les modalités de répartition des frais entre les copropriétaires. À défaut de précision en ce domaine, les frais seront d’office répartis de façon équitable entre les copropriétaires demandeurs, sans tenir compte des tantièmes. Dans les 15 jours suivant la notification de la demande, le syndic doit informer le ou les copropriétaires concernés des frais prévisionnels et du montant de ses honoraires  (Art. 8-1 al. 4 Décret 17 mars 1967). 

Enfin, le syndic est tenu de convoquer l’assemblée générale dans les 45 jours qui suivent le paiement desdits frais et honoraires (Art. 8-1 al. 5 Décret 17 mars 1967). Un délai suffisamment long permettant au syndic respecter le délai de convocation de 21 jours. On notera que les textes ne précisent pas les conséquences encourues en cas de non-respect des différents délais imposés. 

L’assemblée générale qui serait convoquée plus de 45 jours après le paiement des frais et honoraires serait-elle entachée d’illégalité ? La sanction pourrait paraître disproportionnée mais il est clair que le syndic engagera sa responsabilité s’il tarde à procéder à la convocation et qu’il en découle un préjudice pour les copropriétaires demandeurs. De manière générale, on ne peut nier l’intérêt que représente la possibilité pour un ou plusieurs copropriétaires de demander la convocation d’une assemblée pour des sujets les concernant personnellement. Toutefois, dans la pratique, le coût inhérent à une telle faculté risque de la rendre purement théorique, peu de copropriétaires étant prêts à supporter seuls les frais de convocation d’une cinquantaine de personnes, pour citer le cas d’une copropriété de taille moyenne. Dans les faits, c’est surtout au sein des petites copropriétés que cette procédure peut s’avérer intéressante. Sauf qu’elles bénéficient déjà de dispositions particulières leur permettant de prendre des décisions en dehors du formalisme de l’assemblée générale, tel le droit de réunion par exemple. Cette procédure risque donc d’être peu utilisée.

Le cas des travaux d’accessibilité 

Le régime de réalisation de travaux d’accessibilité aux personnes à mobilité réduite a été modifié par l’ordonnance de réforme de 2019. Ainsi, l’assemblée générale ne se prononce plus sur l’autorisation de réaliser ces travaux mais, au contraire, sur une absence d’opposition à leur réalisation. La décision de l’assemblée générale, soumise à la majorité de l’article 25, doit par ailleurs être obligatoirement motivée par l’atteinte que portent les travaux en question à la structure de l’immeuble ou à ses éléments d’équipements essentiels, ou leur non-conformité à la destination de l’immeuble (Art. 25-2 al. 3 Loi du 10 juillet 1965). 

Le copropriétaire demandeur doit alors notifier au syndic une demande d’inscription d’un point d’information à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, accompagnée d’un descriptif détaillé des travaux envisagés (Art. 25-2 Al. 1er Loi du 10 juillet 1965). Celui-ci doit préciser la nature, l’implantation, la durée et les conditions d’exécution des travaux envisagés, ainsi que les éléments essentiels de l’équipement ou de l’ouvrage, tels que les marques, modèles, notices, garanties et documents relatifs à l’utilisation et à l’entretien. Il est également assorti d’un plan technique d’intervention, et, le cas échéant, d’un schéma de raccordement électrique. Si besoin le copropriétaire peut y adjoindre d’autres éléments nécessaires à la compréhension des travaux prévus, notamment des documents graphiques ou photographiques. Faute de notification au syndic de ce descriptif détaillé, le point d’information n’est Le cas des travaux d’accessibilité pas inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée générale (Art. 10-1 Décret du 17 mars 1967). Une fois ces formalités accomplies, le syndic communique aux copropriétaires, pour leur information, le descriptif reçu (Art. 11 II 8° Décret du 17 mars 1967) et inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée générale (Art. 10-2 Décret du 17 mars 1967) :

• le point d’information relatif aux travaux d’accessibilité projetés ;
• la question de l’opposition éventuelle à la réalisation de ces travaux par décision motivée de l’assemblée générale, accompagnée d’un projet de résolution reproduisant les termes du dernier alinéa de l’article 25-2 de la loi du 10 juillet 1965, ceci afin que les copropriétaires soient pleinement informés, lors du vote, que tout refus doit impérativement être motivé par l’atteinte de ces travaux à la structure de l’immeuble ou à sa destination.

En l’absence d’opposition motivée de l’assemblée générale, le copropriétaire peut faire réaliser les travaux conformément au descriptif détaillé présenté à l’assemblée générale, une fois expiré le délai de 2 mois de contestation des résolutions (Art. 10-3 Décret du 17 mars 1967).

TJ : Tribunal judiciaire / CA : Cour d’appel / Cass. 1ère, 2ème ou 3ème civ. : Première, deuxième ou troisième chambre civile de la Cour de cassation

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