Cadre juridique et disparition du « bureau » 

La matière est régie par l’article 15 du décret du 17 mars 1967, lequel dispose : « Au début de chaque réunion, l’assemblée générale désigne […] son président et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l›assemblée générale. » La majorité n’étant pas définie par les textes, il s’agit donc de celle visée à l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965, à savoir la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentées ou votant par correspondance. 

Cette majorité s’applique pour la désignation du président, des scrutateurs et du secrétaire de séance. On notera qu’il n’est nullement fait allusion à un « bureau », terme que l’on peut retrouver dans certains règlements de copropriété anciens. Ce terme résulte d’une rédaction précédente de l’article 15 du décret du 17 mars 1967, lequel faisait référence au président de séance, au secrétaire et à un bureau, sans pour autant en définir les membres.

Le décret n° 2004-479 du 27 mai 2004 a modifié celui du 17 mars 1967 afin de supprimer toute référence au bureau et y substituer les scrutateurs, mais sans les définir pour autant. Il en résulte que, d’un point de vue juridique, le bureau n’existe plus et que, d’un point de vue terminologique, il n’a jamais visé le triptyque président-secrétaire-scrutateurs mais uniquement ces derniers.

Le président de séance 

Assurément, le président de séance constitue le chef d’orchestre de l’assemblée générale. Chargé de la direction des débats, il veille à ce que chacun puisse s’exprimer, à l’organisation des votes et à la proclamation des résultats.

La désignation du président de séance 

Le président de séance est désigné en début de réunion. Malgré l’absence de sanctions expresses par les textes, la jurisprudence a estimé que la désignation du président de séance est une formalité substantielle affectant la validité même des résolutions. Autrement dit, toutes les décisions prises par l’assemblée générale avant la désignation du président sont nulles (CA Paris, 21 février 1976). Certaines décisions sont même allées assez loin dans le caractère impératif de cette désignation puisqu’il a été jugé que le président de séance devait être élu quand bien même l’ordre du jour ne prévoirait pas cette résolution (CA Versailles, 26 janvier 2004 n° 02/04564). Sachant que l’assemblée générale ne délibère valablement que sur les questions inscrites à l’ordre du jour (art. 13 Décret du 17 mars 1967) , une telle solution paraît on ne peut plus surprenante mais qui montre le caractère incontournable de ce poste dans l’esprit du législateur. Il ne peut y avoir qu’un seul président de séance, l’élection de plusieurs personnes à ce poste entraînant la nullité de l’assemblée (Cass. 3ème civ., 22 mars 2018, n° 16-27.481).

Par ailleurs, lorsque le procès-verbal d’assemblée ne mentionne ni les noms, ni le nombre de voix des copropriétaires opposants à l’élection du président de séance, alors l’assemblée encourt la nullité dans son intégralité sans que le copropriétaire ne soit tenu de justifier de l’existence d’un grief (Cass. 3ème civ., 28 avril 2011, n° 10-15.264 ). 

Les personnes pouvant être désignées président de séance 

Le choix du président de séance pose plusieurs questions, non pas liées à la personnalité du candidat à ce poste, mais à la marge de manœuvre de l’assemblée générale. L’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 dresse ainsi une liste des personnes qui ne peuvent en aucun cas être présidée l’assemblée générale, à savoir : 

  1. Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin 
  2. Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin
  3. Les préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité, leur concubin
  4. Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin

Il s’agit d’une liste limitative et donc d’interprétation stricte de sorte que, théoriquement, il est possible de désigner une personne non-visée expressément par l’une de ces incompatibilités. Il a d’ailleurs été jugé que l’assemblée générale dispose ici de la plénitude de ses pouvoirs dans la mesure où le règlement de copropriété ne peut en aucun cas définir les copropriétaires pouvant être élus président de séance, une telle clause étant réputée non écrite car contraire à un texte d’ordre public (CA Versailles, 30 juin 1995, dans une affaire où le règlement prévoyait que le président devait être élu parmi les copropriétaires le plus anciens de l’immeuble). 

Une telle solution n’est d’ailleurs pas nouvelle : à titre de comparaison, est également réputée non écrite la clause qui fixe des conditions autres que celles prévues par la loi dans la désignation des conseillers syndicaux (Cass., 3ème civ., 18 décembre 2002, n° 01-12.269, dans une affaire où le règlement de copropriété stipulait que seuls les copropriétaires à jour de leurs obligations financières pouvaient être désignés membre du conseil syndical). 

Le législateur a vu extrêmement large pour éviter tout conflit d’intérêts : il fait ainsi référence au concubin du syndic, des membres de sa famille ou de ses employés alors même que le concubin du copropriétaire ne peut être membre du conseil syndical (Art. 21 Loi du 10 juillet 1965). La désignation d’une personne ne pouvant exercer les fonctions de président de séance entraîne la nullité des décisions de l’assemblée générale. 

Pour autant, en dehors de ces cas d’incompatibilités absolues, le choix de l’assemblée générale est-il totalement libre ? Rien n’est moins sûr. En effet, serait-il possible d’élire à ce poste un mandataire ou, plus largement, un tiers au syndicat ? Tout d’abord, on notera que l’article 15 précité du décret de 1967 ne précise nullement quelles sont les personnes pouvant être président de séance. Il est juste précisé que l’assemblée le désigne en début de séance. La logique voudrait que cela soit parmi les personnes qui y participent. Or, de par le jeu des mandats, il est possible qu’une personne étrangère à la copropriété soit présente et fasse potentiellement acte de candidature. Ensuite, on s’attardera sur certaines différences rédactionnelles. Ainsi, l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 listant les personnes ne pouvant être président de séance ne s’attarde que sur leur qualification : syndic, conjoint, ascendant, préposé… À titre de comparaison, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, qui définit les personnes ne pouvant être membres du conseil syndical dispose : « Le syndic, ses préposés, leurs conjoints, leurs partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs concubins, leurs ascendants ou descendants, leurs parents en ligne collatérale jusqu’au deuxième degré, même s’ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical ». 

La différence tient en ce qu’il est envisagé la possibilité que ces derniers soient copropriétaires, mais justifiant malgré cela l’impossibilité pour ces personnes d’être appelées au conseil syndical. Or, pour le président de séance, il n’est fait nulle mention de l’éventualité pour ces personnes d’être ou non copropriétaires. Maladresse rédactionnelle ou volonté du législateur de mettre en avant l’absence de nécessité impérieuse d’être copropriétaire pour le poste de président de séance, la seule obligation matériellement indispensable étant d’être présent à l’assemblée générale ? 

En tout état de cause, la jurisprudence est loin d’être fixée et des précisions paraissent nécessaires. Ainsi, la Cour d’appel d’Aix-en-Provence a-t-elle statué deux fois sur le sujet, et adopté deux positions totalement différentes. Dans un arrêt du 24 juin 2004, les juges ont indiqué que rien n’interdit à un mandataire non-copropriétaire de présider l’assemblée générale alors que quelques années plus tard, le 7 janvier 2011, la même Cour a estimé qu’une personne étrangère à la copropriété ne saurait assurer les fonctions de président de séance. 

La Cour de cassation, quant à elle, a adopté une position similaire en indiquant qu’un copropriétaire ne pouvait déléguer à un mandataire que son droit de vote et non la possibilité d’être président (Cass. 3ème civ., 13 novembre 2013, n° 12-25.682). Si l’on peut contester ou non le bien-fondé de ces hésitations jurisprudentielles (l’assemblée générale, en désignant un tiers à la copropriété, ne démontre-t-elle pas ainsi la confiance qu’elle lui accorde ?), il n’en demeure pas moins que la question perdure. De fait, et compte tenu de la position de la Cour de cassation, il est plus que conseillé de désigner à ce poste un copropriétaire participant à l’assemblée générale.

Les fonctions du président de séance

Le président de séance certifie exacte la feuille de présence (Art. 14 Décret du 17 mars 1967). À cette occasion, il devra s’assurer que les règles de diminution des voix d’un copropriétaire majoritaire sont bien appliquées, tout comme celles concernant la limitation du nombre de mandats dès lors qu’un mandataire représente plus de 10 % des voix du syndicat. Si des mandats en blanc existent, et en l’absence du président du conseil syndical, de conseillers syndicaux ou à défaut de conseil syndical, il lui appartient de procéder à leur distribution et de désigner ainsi les mandataires (Art. 15-1 Décret du 17 mars 1967) . De fait, le président aura été désigné sans les voix des copropriétaires ayant donné un mandat en blanc : il faudra donc, après leur distribution, veiller à ce que ces voix soient bien comptabilisées. Mais le rôle du président de séance va également au-delà.

Il lui appartient de diriger les débats et d’en assurer la police. Savoir donner la parole ou la reprendre lorsque les discussions s’éternisent, connaître les principaux dossiers relatifs à la copropriété, ne pas hésiter à interpeller le syndic pour demander des explications complémentaires, réorganiser l’ordre des résolutions si cela s’avère nécessaire, s’assurer que le syndic rectifie la liste des copropriétaires présents et représentés selon les arrivées et départs des uns et des autres… Autant de qualités, de réflexes, que doit avoir le président de séance. Son rôle est donc loin de se limiter à la seule proclamation des résultats suite à chaque vote. 

C’est pourquoi il n’est pas rare que ce poste soit assuré par le président du conseil syndical, celui-ci connaissant les principaux dossiers de la copropriété. Pour autant, s’il s’agit d’un usage, cela ne constitue nullement une obligation, les copropriétaires étant libres de leur choix. 

Le secrétaire de séance 

Bien que chargé de la retranscription des débats, le rôle du secrétaire s’avère, dans la pratique, plus complexe que celui d’un simple scribe. Cette fonction étant assurée prioritairement par le syndic, il sera amené à intervenir en séance, quitte à ce qu’au final il coanime l’assemblée générale en partenariat avec le président de séance.

La désignation du secrétaire de séance 

Comme indiqué précédemment, le secrétaire de séance est désigné par l’assemblée générale au début de chaque réunion, concomitamment aux présidents et scrutateurs. L’absence de secrétaire entraîne la nullité de plein droit de l’assemblée générale (Cass. 3ème civ., 6 novembre 2002, n° 01-10.800). Toutefois, alors que les textes ne définissent nullement qui peut assumer les fonctions de président ou scrutateur, il en va différemment pour le secrétaire. En effet, il est ici expressément indiqué que le syndic assume ce poste de plein droit. Dans de telles circonstances, un vote est-il requis ? Dans un arrêt de 2001, la Cour d’appel de Paris semble indiquer qu’un vote formel n’est pas nécessaire (CA Paris, 14 novembre 2001, 2000/17248).  

D’un certain point de vue, une telle solution se conçoit : pourquoi prendre la peine de préciser que le syndic est secrétaire de plein droit s’il faut voter sur cette candidature comme pour celle des présidents et scrutateurs ? Cependant, rien n’interdit dans l’absolu à l’assemblée générale de désigner une autre personne à ce poste. De fait, il paraît préférable de s’assurer de l’accord des copropriétaires sur la candidature du syndic, et donc de matérialiser cette décision par un vote.

Personnes pouvant être désignées secrétaire de séance 

Ici encore se pose la question de la possibilité pour l’assemblée générale de désigner à ce poste une personne étrangère à la copropriété. La problématique est toutefois différente par rapport à celle concernant le président de séance. D’une part, le syndic est généralement un tiers à la copropriété (à moins qu’il ne soit syndic de l’immeuble dans lequel il habite, ce qui pourrait déontologiquement constituer un conflit d’intérêts) ; interdire à une personne étrangère au syndicat d’être élu à ce poste serait donc contradictoire.

D’autre part, il a été jugé qu’aucune disposition n’interdit au salarié de l’un des candidats d’être désigné en qualité de secrétaire de séance ( Cass. 3ème civ., 17 juillet 1996, n° 94-15.140). De là à dire que le salarié de n’importe quel copropriétaire pourrait être élu à ce poste, il y a un pas que l’on se garderait de franchir aisément, mais la remarque mérite toutefois réflexion. Car, en statuant ainsi, les juges ne permettent-ils finalement pas à une tierce personne, un mandataire par exemple, d’être élu secrétaire en son nom propre (et non en celui du copropriétaire qu’il représente, seul le droit de vote pouvant être délégué, cf. supra) ? Même si, par sécurité, il peut être préférable de désigner un copropriétaire, l’ouverture faite au syndic, donc un non-copropriétaire, d’être désigné à ce poste laisse à penser que la jurisprudence pourrait (le conditionnel est de mise), être d’un avis différent que pour le président de séance ou les scrutateurs.

L’élection d’une personne autre que le syndic au poste de secrétaire pouvait avoir son intérêt lorsqu’il était envisagé de ne pas reconduire le mandat de celui-ci. À charge alors pour les copropriétaires de générer au préalable la feuille de présence. Cela permettait ainsi de poursuivre l’assemblée malgré le départ, en cours de séance, du syndic qui se serait vu remercié. Toutefois, depuis l’ordonnance de réforme du 30 octobre 2019, en cas d’absence de reconduction du contrat, le nouveau syndic ne peut entrer en fonction au plus tôt qu’un jour franc après la tenue de l’assemblée générale (Art. 18 Loi du 10 juillet 1965 ). Les départs impromptus durant l’assemblée générale ne sont donc théoriquement plus possibles, du moins pour les contrats conclus postérieurement au 1er juin 2020, date d’entrée en vigueur de l’ordonnance précitée. Cependant, si une telle situation devait survenir alors que le syndic assurait les fonctions de secrétaire de séance, les copropriétaires devraient alors désigner un nouveau secrétaire, faute de quoi les résolutions adoptées après son départ seraient nulles (CA Paris, 27 mars 2019, n° 17/01723 ). 

Le rôle du secrétaire de séance 

Le secrétaire de séance établit le procès-verbal de l’assemblée générale, indique les votes pour chaque résolution, mentionne les éventuelles réserves, le tout sous le contrôle du président et, le cas, échéant, des scrutateurs. Ce sont ces attributions qui sont considérées comme substantielles par les juges, ceux-ci estimant que la présence du secrétaire permet, dans l’intérêt des copropriétaires, de connaître le déroulement de l’assemblée générale, les décisions qui y ont été prises ainsi que leur transcription exacte dans le procès-verbal (CA Paris, 12 juin 2008). 

Les scrutateurs 

Anciennement dénommés « bureau », les scrutateurs ont un rôle quelque peu ingrat car ils sont complètement effacés par rapport au président de séance et au secrétaire. D’autant que si la présence de ces derniers est indispensable pour la validité même des résolutions votées, cela n’est pas le cas les concernant.

La désignation des scrutateurs

Conformément à l’article 15 du décret du 17 mars 1967 précité, l’assemblée générale désigne, au début de chaque réunion, « son président et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs ». Il en résulte que non seulement le nombre de scrutateurs n’est pas défini (alors qu’il ne peut y avoir qu’un seul président ou un seul secrétaire) et, surtout, que cette désignation est facultative, le texte disposant que celle-ci se fait « s’il y a lieu ». Sous l’empire de son ancienne rédaction, l’article 15 du décret du 17 mars 1967 précisait que la désignation du bureau se faisait « le cas échéant ».

Malgré la différence terminologique, le principe reste le même, à savoir le caractère non obligatoire de l’élection des scrutateurs. L’absence de désignation n’affecte donc pas la validité de l’assemblée générale, à moins que le règlement de copropriété n’en dispose autrement (CA Nancy, 22 septembre 2011, n° 07/02919). Dès lors que celui-ci impose l’élection d’un bureau ou de scrutateurs, encourt la nullité la délibération de l’assemblée qui s’est tenue au mépris de ses stipulations (Cass. 3ème civ., 17 novembre 1993 : Rev. Loyers 1994. 85). Cependant, le caractère facultatif de la désignation des scrutateurs est pris en compte lorsque, faute de candidats, l’on ne peut satisfaire aux prescriptions du règlement de copropriété. Ainsi la Cour de cassation a-t-elle refusé de prononcer la nullité d’une assemblée générale tenue avec un seul scrutateur alors que le règlement de copropriété en prévoyait deux, cela en raison, d’une part, de l’absence d’obligation légale de procéder à cette désignation et, d’autre part, de l’impossibilité prouvée d’en désigner un second (Cass. 3ème civ., 30 septembre 2015, n° 14-19.858)

Le vote désignant les scrutateurs doit être distinct de celui du président de séance, faute de quoi l’assemblée générale peut être annulée dans son intégralité (CA Paris, 2 avril 2001).

Personnes pouvant être désignées comme scrutateurs 

On notera tout d’abord qu’il n’est pas expressément indiqué que l’élection des scrutateurs se fait parmi les copropriétaires. La même remarque peut d’ailleurs être évoquée pour le président de séance, ce qui entraîne les mêmes interrogations, à savoir la possibilité ou non pour un mandataire, voire plus généralement un tiers au syndicat des copropriétaires, d’être scrutateur. Ici encore, on n’incitera à la prudence et l’on conseillera de ne désigner que des copropriétaires.

Par ailleurs, si le syndic et ses proches ne peuvent être désignés comme président de séance, aucune interdiction formelle de ce type n’a été édictée par les textes concernant le scrutateur. Il en résulte, dans l’absolu, que ceux-ci pourraient être élus à ce poste, même si cela demeure naturellement déconseillé. 

A noter qu’il ne saurait y avoir cumul des fonctions. Ainsi, la cour d’appel de Paris a-t-elle estimé que l’assemblée générale se déroulant en présence d’un seul copropriétaire n’était pas nulle en elle-même, mais qu’elle ne permettait pas de procéder à la désignation des scrutateurs, l’unique copropriétaire présent assurant déjà les fonctions de président de séance (CA Paris, 23 octobre 2013, n° 12/05208).

Enfin, le règlement de copropriété ne peut imposer des conditions pour être désigné comme scrutateur autres celles fixées par les textes. Est ainsi réputée non écrite, la clause prévoyant qu’assurent les fonctions de scrutateurs les copropriétaires présents qui possèdent le plus grand nombre de tantièmes. Une telle clause est réputée non écrite et la résolution doit donc être annulée (Cass. 3ème civ., 28 avr. 2011, n° 10-20.514).

Le rôle des scrutateurs 

Les scrutateurs ont pour fonction d’assister le président dans sa mission de contrôle des mandats et s’assurer que le décompte des voix pour chaque résolution est correct. Les outils informatiques rendent cette tâche plus aisée mais il convient d’être vigilant ne serait-ce que pour s’assurer qu’un copropriétaire opposant ne soit pas indiqué comme favorable lors d’un vote, ou inversement.  

La signature du procès-verbal 

Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, ou dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs (Art. 17 Décret du 17 mars 1967). 

Afin d’éviter des procédures basées uniquement sur un défaut de formalisme, il est précisé que l’irrégularité formelle affectant le procès-verbal de l’assemblée générale ou la feuille de présence, lorsqu’elle est relative aux conditions de vote ou à la computation des voix, n’entraîne pas nécessairement la nullité de l’assemblée générale dès lors qu’il est possible de reconstituer le sens du vote et que le résultat de celui-ci n’en est pas affecté (Art. 17-1 Décret du 17 mars 1967).

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