La CLCV a toujours soutenu la possibilité pour un copropriétaire de voter par correspondance. Il s’agit, selon nous, d’un mode d’expression qui permet à celles et ceux n’ayant pas leur résidence principale dans la propriété en question de participer aux débats. C’est pourquoi nous avons accueilli très favorablement sa création par la loi ELAN de 2018, dispositif qui a ensuite été amélioré par l’ordonnance de réforme d’octobre 2019. Certes imparfait, il améliore cependant les possibilités d’expression de chacun, ce qui en soit est une bonne chose. L’ironie de la situation est que ce dispositif, loin de faire l’unanimité et censé n’être qu’un mode accessoire de participation aux assemblées générales aux côtés du vote en présentiel ou par le biais d’un mandataire, est devenu la norme.
En effet, face à la crise sanitaire, les syndics convoquent à tour de bras les assemblées générales en imposant le vote par correspondance, comme cela leur est permis à titre exceptionnel. S’il ne s’agit pas de revenir sur la situation actuelle, il n’en demeure pas moins que l’automaticité du recours au vote par correspondance est problématique.
Tout d’abord, les auteurs de l’ordonnance du 25 mars 2020 n’ont pas cru nécessaire d’obliger le syndic à se rapprocher du conseil syndical avant de prendre sa décision sur les modalités d’organisation de l’assemblée générale. Celui-ci est donc seul décisionnaire et peut imposer son choix sans en référer préalablement aux conseillers syndicaux.
Par ailleurs, rares sont les syndics qui informent par voie d’affichage dans les parties communes les copropriétaires de la date de la prochaine assemblée générale, alors même que cette formalité préalable est obligatoire. Les copropriétaires sont ainsi mis devant le fait accompli. L’automaticité du vote par correspondance pourrait être contestée, celui-ci n’étant possible, au regard de l’ordonnance du 25 mars 2020 précitée, qu’en cas d’impossibilité de recourir à l’organisation d’une assemblée générale se tenant en visioconférence.
Si la taille de la copropriété et l’appétence ou non des occupants à manier l’outil informatique constituent des obstacles objectifs à l’organisation d’une assemblée dans ces conditions, il n’en demeure pas moins que des logiciels gratuits permettent facilement de tenir des réunions à distance, notamment pour les petites copropriétés. Et contrairement à ce qu’indiquent certains syndics, il n’est pas obligatoire de recourir à un logiciel sécurisé similaire à celui utilisé pour le recours à la convocation électronique à l’assemblée générale.
Enfin, il convient de ne pas oublier que toute modification rédactionnelle du bulletin de vote par correspondance entraîne automatiquement la requalification du vote en défaillant, écartant ainsi les voix du copropriétaire concerné (voir le dossier dans Copropriétaires n° 128). Il n’existe aucune marge de manœuvre, les seules options étant de cocher les cases POUR, CONTRE ou ABSTENTION. L’ordre du jour est donc totalement cristallisé, d’où l’importance pour le conseil syndical de prendre les devants et de se rapprocher suffisamment tôt du syndic afin de préparer, de concert, la prochaine assemblée générale.
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