Les écritures sont passées selon le système dit en partie double. Par conséquent, tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture. Autrement dit, chaque opération comptable doit donner lieu à deux écritures, une en crédit et une autre en débit.
Le syndic tient le livre journal et le grand livre des comptes du syndicat. Le livre journal enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat. Le grand livre, quant à lui, regroupe l'ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération. Ces deux documents sont cotés, sans discontinuité. Ils peuvent également tenus sur support informatique dès lors qu'ils offrent toute garantie en matière de preuve.
Par ailleurs, le syndic doit éditer deux balances générales des comptes, l'une prévue selon la nomenclature comptable prévue à cet effet, l'autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Des journaux auxiliaires peuvent également être tenus si cela s'avère nécessaire.
Tout enregistrement comptable comporte un libellé permettant une identification de la pièce justificative qui l'appuie, notamment date et numéro de facture, date et référence du paiement, période de l'appel de fonds et son sujet.
Les documents comptables doivent être tenus sans blanc ni altération (rature…). Une écriture erronée doit être annulée par une écriture contraire. Une procédure de clôture destinée à figer et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d'arrêté des comptes. Ces principes sont des principes de base de toute comptabilité que l'on retrouve également auprès des entreprises, par exemple.
La nomenclature des comptes
La nomenclature des comptes est constituée par la liste des comptes classés, numérotés et définis par une terminologie et des règles de fonctionnement. Sans entrer dans le détail, les comptes se divisent en différentes classes:
Classe 1: Provisions, avances, subventions et emprunts. Classe 4: Copropriétaires et tiers. Classe 5: Comptes financiers. Classe 6: Comptes de charges. Classe 7: Comptes de produits.
Chacune de ces classes est divisée en comptes, lesquels sont divisés en sous-comptes. Ainsi, il existe trois comptes principaux dans la classe 1: les provisions et avances, les comptes "solde" en attente sur travaux et opérations exceptionnelles et les comptes subventions.
Le compte provisions et avances est lui-même divisé en deux sous-comptes provisions pour travaux décidés et avances, ce sous-compte étant lui-même subdivisé en trois.
La présentation des comptes
Outre la nomenclature qu'il se doit de respecter, le syndic doit suivre une présentation particulière. Lors de chaque assemblée générale, il devra présenter 5 documents, dont les modèles figurent en annexe du décret du 14 mars 2005.
Annexe 1: Etat financier après répartition à la date de clôture de l'exercice. Ce document comprend la situation financière et la trésorerie du syndicat d'une part, les créances et dettes d'autre part. L'état financier doit comprendre les données de l'exercice clos, mais également celles du précédent exercice approuvé.
Annexe 2: Compte général de l'exercice clos réalisé (année n) et budget prévisionnel de l'exercice n+2. Ce document comprend deux volets, l'un consacré aux charges pour opérations courantes, l'autre aux produits pour opérations courantes. Pour l'approbation des comptes, doivent figurer les données de l'exercice précédent approuvé (année n-1), du budget voté de l'exercice clos (année n) et le montant de l'exercice clos réalisé (année n). Pour le vote du budget prévisionnel, doivent figurer le montant du budget prévisionnel en cours voté (année n+1) et celui à voter (année n+2).
Annexe 3: Compte de gestion pour opérations courantes de l'exercice clos réalisé (année n) et budget prévisionnel de l'exercice (année n+2). Ce tableau comporte notamment les charges communes générales, les charges d'ascenseurs, d'eau froide, de chauffage… Des données doivent être fournies pour l'approbation des comptes et le vote du budget prévisionnel dans les mêmes conditions que celles décrites dans l'annexe 2.
Annexe 4: Compte de gestion pour travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles de l'exercice clos réalisés (année n). Il s'agit des travaux qui ne sont pas compris dans le budget prévisionnel. Ce tableau doit contenir les montants des dépenses votées de l'exercice clos ainsi que ceux des dépenses réalisées.
Annexe 5: Etat des travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l'exercice. Ce tableau comporte 6 colonnes. Ainsi, pour chaque opération effectuée (travaux de ravalement par exemple), doivent figurer :
· les travaux votés,
· les travaux payés,
· les travaux réalisés,
· les appels effectués ainsi que les emprunts et subventions reçus,
· le solde en attente sur travaux,
· les subventions et emprunts à recevoir.
La volonté des pouvoirs publics a surtout été de permettre aux copropriétaires de comparer l'évolution de leurs charges. Il s'agit de voir, poste par poste, les augmentations ou les diminutions des dépenses, ceci afin d'établir un budget le plus précis possible. La voie de la simplicité a donc été choisie.
L'information des copropriétaires
Le syndic tient à disposition, à l'occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances et, le cas échéant, les journaux auxiliaires. Si les conseillers syndicaux ont accès à ces documents à tout moment, cela n'est pas le cas des autres copropriétaires. En effet, ceux-ci ne peuvent en exiger la présentation que lors de la journée dédiée au contrôle des comptes et qui se tient entre la convocation à l'assemblée générale et la date de tenue de celle-ci.
Archivage et pièces justificatives
Les pièces justificatives doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l'immeuble). Elles doivent être datées et conservées par le syndic pendant 10 ans, sauf dispositions expresses contraires.
En cas de changement de syndic, les documents comptables et les originaux des pièces justificatives doivent être transmis au successeur. Nous rappelons à cet égard que la transmission des archives est un acte relevant de la gestion courante et qu'à cet égard, il ne pourra donné lieu à une rémunération en sus des honoraires de base. Il appartient alors au syndic sortant de prendre ses précautions et de conserver les copies des pièces justificatives qu'il estime nécessaires pour la justification des opérations comptables qui lui incombaient.
