Parallèlement à cela, l'assemblée générale est surtout l'organe délibérant du syndicat : c'est elle qui fixe la nature des travaux à réaliser, élit le syndic, désigne les membres du conseil syndical… Son déroulement obéit à un formalisme très précis qu'il convient de respecter si l'on ne veut pas avoir de mauvaises surprises.
La préparation de l'assemblée générale
Une assemblée générale ne s'improvise pas : elle doit être le fruit d'une étroite collaboration entre le syndic et le conseil syndical. Malheureusement, ce n'est pas toujours le cas et certains syndics ont tendance à agir seuls.
La fixation de l'ordre du jour
Les projets de résolution doivent être clairs, explicites et appeler une réponse binaire: oui ou non. Par ailleurs, il ne doit y avoir qu'une seule question par résolution, sauf dans des cas très particuliers où les différentes résolutions présentent un lien de connexité évident.
C'est le cas, par exemple, de la résolution qui élit à la fois le syndic et approuve son contrat. Par contre, on ne saurait voter des travaux précis et, en même temps, délivrer un mandat au conseil syndical pour qu'il trouve une entreprise chargée de les réaliser : deux résolutions distinctes sont ici nécessaires. L'assemblée générale ne peut voter que sur les points inscrits à l'ordre du jour. Rien ne l'empêche de discuter sur d'autres sujets, mais ces discussions ne pourront aucunement donner lieu à une résolution.
L'assemblée générale ne peut voter que sur les points inscrits à l'ordre du jour. Rien ne l'empêche de discuter sur d'autres sujets, mais ces discussions ne pourront aucunement donner lieu à une résolution.
Inscription de résolutions à l'ordre du jour par les copropriétaires
Ces questions doivent parvenir au syndic en recommandé avec accusé de réception ; elles doivent être correctement rédigées (il doit s'agir de vraies questions et non de simples observations : copropriétaire qui demande l'autorisation d'effectuer, à ses frais, des travaux affectant les parties communes…) et accompagnées de toutes les pièces nécessaires pour l'information des copropriétaires et la prise de décision (contrat, plan…).
Les copropriétaires peuvent également envoyer des contrats ou des devis sans demander l'inscription d'une question particulière. C'est notamment le cas lorsque l'on sait que l'assemblée générale va devoir se prononcer sur certains points (ravalement…).
Le syndic n'est pas juge de l'opportunité des questions : cela signifie qu'il ne peut pas refuser leur inscription à l'ordre du jour. Il n'y a qu'un seul motif susceptible de justifier le défaut d'inscription : c'est lorsque la demande d'inscription arrive tardivement chez le syndic au regard de l'envoi des convocations.
Concrètement, c'est lorsque le gestionnaire a déjà mis sous pli les convocations et se prépare à les envoyer. Dans cette hypothèse, le syndic devra automatiquement inscrire les questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, annuelle ou extraordinaire, selon le cas.
Hormis ce point, tout défaut d'inscription de la part du syndic est constitutif d'une faute et peut ouvrir droit à des dommages et intérêts pour le copropriétaire dont la question n'a pu être présentée à l'assemblée générale (dédommagement pour le retard dans la réalisation de travaux nécessitant l'autorisation préalable de l'assemblée générale par exemple).
Toutefois, dans certains cas, l'annulation de l'assemblée générale ou d'une résolution précise est possible. C'est lorsque la demande du copropriétaire peut avoir une incidence sur la réflexion des autres copropriétaires. Il peut s'agir, par exemple, du défaut de communication par le syndic d'un devis pour certains travaux votés en assemblée générale.
La convocation par le président du conseil syndical
L'assemblée générale est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s'il en existe un, après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.
S'il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée, tout copropriétaire peut alors provoquer cette convocation en saisissant le président du Tribunal de grande instance afin que celui-ci désigne un copropriétaire ou un mandataire chargé de convoquer l'assemblée générale.
La réunion se tient dans la commune de situation de l'immeuble, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété.
La convocation par le syndic
Généralement, l'initiative revient au syndic en titre, qui peut agir spontanément ou sur demande du conseil syndical, ou encore à la demande d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 25 % des tantièmes au sein de la copropriété.
L'assemblée générale est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s'il en existe un, après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.
S'il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée, tout copropriétaire peut alors provoquer cette convocation en saisissant le président du Tribunal de grande instance afin que celui-ci désigne un copropriétaire ou un mandataire chargé de convoquer l'assemblée générale.
La réunion se tient dans la commune de situation de l'immeuble, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété.
Chaque copropriétaire, sans exception, doit recevoir une convocation à son domicile, soit par recommandé avec accusé de réception, soit par remise en main propre contre émargement. Ils doivent avoir été dûment convoqués au moins 21 jours avant la tenue de la réunion. Ce délai est un minimum : le règlement de copropriété ne peut en aucun cas le raccourcir, mais il peut l'allonger, ce qui est de nature à assurer une meilleure préparation de l'assemblée par les copropriétaires.
Il commence à courir à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du copropriétaire.
Il faut garder ce délai à l'esprit si l'on souhaite demander au syndic l'inscription d'une question à l'ordre du jour. Sachant que le délai légal est de 21 jours, qu'il faut tenir compte de l'acheminement du courrier et prévoir une certaine marge de manœuvre pour éviter toute mauvaise surprise, l'idéal est que vous envoyez votre question au moins six semaines avant la tenue de l'assemblée générale.
