On dit souvent que la copropriété est l'école de la démocratie. Cela se voit notamment par le biais de l'assemblée générale, lieu ou chaque copropriétaire peut prendre la parole, faire des observations ou donner simplement son avis sur la façon dont est gérée la résidence.
Parallèlement à cela, l'assemblée générale est surtout l'organe délibérant du syndicat : c'est elle qui fixe la nature des travaux à réaliser, élit le syndic, désigne les membres du conseil syndical… Son déroulement obéit à un formalisme très précis qu'il convient de respecter si l'on ne veut pas avoir de mauvaises surprises.
La préparation de l'assemblée générale
Une assemblée générale ne s'improvise pas : elle doit être le fruit d'une étroite collaboration entre le syndic et le conseil syndical. Malheureusement, ce n'est pas toujours le cas et certains syndics ont tendance à agir seul.
La fixation de l'ordre du jour
Les projets de résolution doivent être clairs, explicites et appeler une réponse binaire: oui ou non. Par ailleurs, il ne doit y avoir qu'une seule question par résolution, sauf dans des cas très particuliers où les différentes résolutions présentent un lien de connexité évident.
C'est le cas, par exemple, de la résolution qu élit à la fois le syndic et approuve son contrat. Par contre, on ne saurait voter des travaux précis et, en même temps, délivrer un mandat au conseil syndical pour qu'il trouve une entreprise chargée de les réaliser : deux résolutions distinctes sont ici nécessaires.L'assemblée générale ne peut voter que sur les points inscrits à l'ordre du jour. Rien ne l'empêche de discuter sur d'autres sujets, mais ces discussions ne pourront aucunement donner lieu à une résolution.
L'assemblée générale ne peut voter que sur les points inscrits à l'ordre du jour. Rien ne l'empêche de discuter sur d'autres sujets, mais ces discussions ne pourront aucunement donner lieu à une résolution.
Inscription de résolutions à l'ordre du jour par les copropriétaires
Ces questions doivent parvenir au syndic en recommandé avec accusé de réception ; elles doivent être correctement rédigées
(il doit s'agir de vraies questions et non de simples observations : copropriétaire qui demande l'autorisation d'effectuer, à ses frais, des travaux affectant les parties communes…) et accompagnées de toutes les pièces nécessaires pour l'information des copropriétaires et la prise de décision (contrat, plan…).
Les copropriétaires peuvent également envoyer des contrats ou des devis sans demander l'inscription d'une question particulière. C'est notamment le cas lorsque l'on sait que l'assemblée générale va devoir se prononcer sur certains points (ravalement…).
Le syndic n'est pas juge de l'opportunité des questions : cela signifie qu'il ne peut pas refuser leur inscription à l'ordre du jour.
Il n'y a qu'un seul motif susceptible de justifier le défaut d'inscription :
c'est lorsque la demande d'inscription arrive tardivement chez le syndic au regard de l'envoi des convocations.
Concrètement, c'est lorsque le gestionnaire a déjà mis sous pli les convocations et se prépare à les envoyer. Dans cette hypothèse, le syndic devra automatiquement inscrire les questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, annuelle ou extraordinaire, selon le cas.
Hormis ce point, tout défaut d'inscription de la part du syndic est constitutif d'une faute et peut ouvrir droit à des dommages et intérêts pour le copropriétaire dont la question n'a pu être présentée à l'assemblée générale (dédommagement pour le retard dans la réalisation de travaux nécessitant l'autorisation préalable de l'assemblée générale par exemple).
Toutefois, dans certains cas, l'annulation de l'assemblée générale ou d'une résolution précise est possible. C'est lorsque la demande du copropriétaire peut avoir une incidence sur la réflexion des autres copropriétaires. Il peut s'agir, par exemple, du défaut de communication par le syndic d'un devis pour certains travaux votés en assemblée générale.
La convocation par le président du conseil syndical
L'assemblée générale est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s'il en existe un, après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.
S'il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée, tout copropriétaire peut alors provoquer cette convocation en saisissant le président du Tribunal de grande instance afin que celui-ci désigne un copropriétaire ou un mandataire chargé de convoquer l'assemblée générale.
La réunion se tient dans la commune de situation de l'immeuble, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété.
La convocation par le syndic
Généralement, l'initiative revient au syndic en titre, qui peut agir spontanément ou sur demande du conseil syndical, ou encore à la demande d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 25 % des tantièmes au sein de la copropriété.
L'assemblée générale est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s'il en existe un, après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.
S'il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée, tout copropriétaire peut alors provoquer cette convocation en saisissant le président du Tribunal de grande instance afin que celui-ci désigne un copropriétaire ou un mandataire chargé de convoquer l'assemblée générale.
La réunion se tient dans la commune de situation de l'immeuble, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété.
Chaque copropriétaire, sans exception, doit recevoir une convocation à son domicile, soit par recommandé avec accusé de réception, soit par remise en main propre contre émargement. Ils doivent avoir été dûment convoqués au moins 21 jours avant la tenue de la réunion. Ce délai est un minimum :
le règlement de copropriété ne peut en aucun cas le raccourcir, mais il peut l'allonger, ce qui est de nature à assurer une meilleure préparation de l'assemblée par les copropriétaires.
Il commence à courir à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du copropriétaire.
Il faut garder ce délai à l'esprit si l'on souhaite demander au syndic l'inscription d'une question à l'ordre du jour.
Sachant que le délai légal est de 21 jours, qu'il faut tenir compte de l'acheminement du courrier et prévoir une certaine marge de manœuvre pour éviter toute mauvaise surprise, l'idéal est que vous envoyez votre question au moins six semaines avant la tenue de l'assemblée générale.
L’ouverture de l'assemblée générale
L'assemblée générale obéit à un rituel incontournable, ceci avant même le commencement des débats. Ce n'est qu'une fois ces préliminaires établis que les débats et les votes sur l'ordre du jour pourront avoir lieu.
Les mandats
Ainsi, un copropriétaire bailleur peut-il mandater son locataire. Cette liberté de choix n'est cependant pas totale. En effet, il est interdit de remettre un mandat au syndic, à son conjoint ou à un de ses préposés. Cette interdiction est absolue et sa violation peut entraîner la nullité de l'assemblée générale.
Un délégataire ne peut recevoir plus de trois mandats, sauf si le total des voix dont il dispose, est inférieur ou égal à 5% des voix du syndicat. Paradoxalement, cela signifie qu'une personne pourrait avoir trois mandats, ou moins, et représenter plus de 5 % des voix du syndicat.
Le mandat doit être écrit et préciser les noms du mandant et de son représentant. Toutefois, il arrive qu'aucun nom ne soit mentionné dans le mandat : on parle, dans ce cas, de pouvoir en blanc.
Ces pouvoirs en blanc sont valables mais ils ne doivent pas, sous peine de nullité de l'assemblée générale, être remis au syndic, à son conjoint ou à l'un de ses préposés. Ces mandats doivent être distribués en début de séance, de préférence par le président du conseil syndical.
En aucun cas, les pouvoirs en blancs ne doivent être distribués par le syndic, sous peine, ici encore d'annulation de l'assemblée générale. En effet, le syndic, on choisissant les personnes titulaires de ces mandats, pourrait influer sur le vote.
Dans tous les cas, le mandant peut obliger le mandataire à voter dans un sens déterminé pour chaque délibération.
Le non respect par ce dernier des consignes de vote du mandant entraîne sa responsabilité pour faute dans l'exécution de son mandat. La subdélégation est possible dès lors qu'elle est expressément prévue dans le mandat. Dans ce cas, le mandataire pourra remettre son pouvoir à quelqu'un d'autre.
L'établissement de la feuille de présence
Cette feuille doit être signée par chaque copropriétaire ou mandataire présent et est certifiée exacte par le président de l'assemblée générale. En pratique, c'est le syndic qui procède à l'établissement et à la tenue de la feuille de présence.
Les copropriétaires arrivant en cours de séance ou quittant prématurément l'assemblée générale devront être inscrits ou rayés de la liste de présence selon le cas.
Afin d'éviter toutes contestations ultérieures, il est recommandé d'indiquer systématiquement l'heure d'arrivée et de départ de chaque copropriétaire ainsi que les horaires des délibérations.
Le décompte des millièmes
Le nombre de voix des copropriétaires est indiqué dans le règlement de copropriété. Il correspond à la quote-part de chaque copropriétaire dans les parties communes. Il existe cependant une exception importante à cette règle. Dès lors qu'un copropriétaire dispose d'une quote-part des parties communes supérieures à la moitié, son nombre de voix est réduit à la somme des voix dont disposent les autres copropriétaires.
Exemple : dans une copropriété comportant 1000/1000ème, un copropriétaire détient 550/1000ème. Son nombre de voix est ramené à : 1000-550 = 450/1000ème.
La question du quorum
Contrairement à certaines idées reçues, aucun quorum n'est exigé pour que soit valide une assemblée générale. Celle-ci peut se tenir valablement quel que soit le nombre de copropriétaires présents. Il est vrai que certaines résolutions ne pourront être adoptées, faute de majorité suffisante, mais elles devront quand même être soumises au vote.
Election des président, scrutateur et secrétaire de séance
Tout copropriétaire peut être élu président de séance. Cependant, le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent être appelés à ce poste. Le président sera notamment chargé de l'organisation des débats. Les scrutateurs, quant à eux, assistent le président de séance et contrôlent le résultat des votes.
Quant au poste de secrétaire, il est tenu généralement par le syndic, mais l'assemblée générale peut en décider autrement.
Le déroulement de l'assemblée générale
Les copropriétaires ont été convoqués et l'assemblée générale s'est ouverte ; maintenant, les débats peuvent avoir lieu. Il s'agit de voir comment vont se dérouler l'ensemble de ces discussions.
Discussion sur les points inscrits à l'ordre du jour
En effet, certains magistrats considèrent que l'assemblée générale ne saurait être annulée et que le fait de ne pas avoir voté sur une question inscrite à l'ordre du jour ne donne droit qu'à des dommages et intérêts.
En revanche, certaines Cours d'appel se sont montrées favorables à l'annulation de l'assemblée générale.
Enfin, d'autres juridictions ont adopté une voie médiane: il n'y a annulation que s'il existe un lien entre les résolutions votées et les questions omises.
La Cour de cassation semble favorable à cette solution puisqu'elle a admis qu'une assemblée générale pouvait se borner à n'émettre que de simples vœux sur une question posée.
Néanmoins, afin d'éviter tout risque d'annulation, il est préférable que l'assemblée générale se prononce sur chaque résolution inscrite à l'ordre du jour, même si l'on sait par avance que la majorité requise ne pourra être obtenue en raison du nombre de copropriétaires présents ou représentés.
Portée des questions non inscrites à l'ordre du jour : l'ordre du jour, uniquement l'ordre du jour
La résolution adoptée sur une question qui ne figurait pas à l'ordre du jour est nulle. Cependant, il existe une théorie qui valide le vote d'une telle résolution: il s'agit des incidents de séance.
Cette théorie consiste à déclarer valable des résolutions portant sur des questions ne figurant pas à l'ordre du jour mais qui sont dues à des évènements urgents, imprévisibles.
C'est le cas, par exemple, de la révocation, en cours d'assemblée générale, du syndic en raison d'une faute grave révélée durant la séance ou de travaux urgents dont la cause a une origine postérieure à l'envoi des convocations de l'assemblée générale.
Le processus de vote
Il n'existe aucun formalisme en la matière. On peut tout à fait voter à main levée ou par appel nominatif. Cependant, le vote ne peut pas se faire à bulletin secret, le procès-verbal de séance devant indiquer les noms des copropriétaires opposants ou défaillants.
Une question peut se poser concernant le gardien : celui-ci peut-il voter lors de l'assemblée générale ? La réponse à cette question ne se trouve pas dans le statut d'employé du gardien, mais dans son éventuel statut de copropriétaire.
Ainsi, aucun texte n'interdit, de manière générale, à un employé du syndicat d'avoir la qualité de copropriétaire. Par conséquent, si le gardien est copropriétaire, il devra être convoqué, comme un copropriétaire ordinaire, et pourra participer au vote.
En revanche, s'il n'est pas copropriétaire, il n'a pas à recevoir la convocation à l'assemblée générale et encore moins à prendre part aux votes.
Il pourra cependant assister, à titre informatif, à l'assemblée générale, mais à la condition que cela ne fasse l'objet d'aucune contestation de la part des copropriétaires, et qu'il reste taisant, c'est-à-dire qu'il ne participe pas aux discussions.
L'abus de majorité et de minorité
Si chaque copropriétaire est libre de voter en son âme et conscience, il ne saurait être guidé par des intérêts purement personnels. C'est ainsi que les juridictions n'hésitent pas à annuler certaines résolutions.
On parle d'abus de majorité lorsque l'assemblée générale a pris une décision dans l'intérêt exclusif de quelques copropriétaires et non dans l'intérêt collectif.
C'est le cas lorsque des travaux indispensables à la conservation des parties communes sont refusés ou lorsque l'assemblée refuse à un copropriétaire l'exercice d'une activité professionnelle alors même que le règlement de copropriété le permet.
L'abus de minorité est plus rare. Il a lieu lorsqu'un copropriétaire agit sans raison valable, dans le seul but de causer des désagréments à un autre copropriétaire ou lorsqu'un groupe minoritaires de copropriétaires bloque toute décision.
Le procès-verbal d'assemblée
A l'issue de chaque assemblée générale, il doit être établi un procès-verbal (p-v). Ce document doit reprendre les principales résolutions adoptées par le syndicat et le résultat précis des votes (copropriétaires opposants, millièmes…).
L'auteur du procès-verbal :
En règle générale, se sont les secrétaires de séance qui rédigent le procès-verbal. Cependant, rien n'empêche que le rédacteur soit une autre personne, tel un préposé du syndic par exemple. En fait, l'important n'est pas l'auteur du procès-verbal, mais son établissement et sa signature.
Etablissement et signature du procès-verbal :
Le p-v doit être établi en signé en fin de séance. Il conviendra donc d'être très attentif et de s'assurer que le procès-verbal reflète bien la réalité des débats, surtout si les relations avec le syndic sont houleuses. Il faudra également veiller à ce que le décompte des voix soit correct.
Le p-v doit être signé par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs. Le défaut de signature, notamment celle du président, peut entraîner la nullité de la résolution, mais cela n'est pas automatique.
En effet, certaines juridictions ont considéré qu'une telle sanction pouvait apparaître comme excessive, notamment lorsque la véracité du procès-verbal ne fait aucun doute (établissement par acte d'huissier par exemple) ou lorsque le défaut de signature ne cause aucun préjudice.
Mais, par mesure de sécurité, il est préférable de toujours signer le p-v.
Contenu du procès-verbal :
Le procès verbal doit indiquer, sous chaque résolution inscrite à l'ordre du jour, le résultat de chaque vote, l'identité des copropriétaires opposants ou qui se sont abstenus ainsi que leur nombre de voix.
Il doit également mentionner les réserves formulées par les copropriétaires opposants. Par ailleurs, le syndic doit prêter attention à l'arrivée ou au départ de certains copropriétaires en cours de séance, pour éviter de les compter dans les votants alors qu'ils étaient absents à ce moment.
La feuille de présence constitue une annexe du p-v afin que l'on puisse vérifier si les majorités requises ont bien été obtenues.
Contrairement au défaut de signature, le fait de ne pas indiquer ces mentions au sein du procès verbal entraîne l'annulation de l'assemblée générale.
Le registre des procès-verbaux :
Les p-v doivent être inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet. Le syndic qui ne tient pas un tel registre commet une faute susceptible d'engager sa responsabilité. Ce registre peut également être tenu sur support informatique.
Affichage des procès-verbaux :
Les décisions de l'assemblée générale relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux doivent faire l'objet d'un p-v abrégé dans les parties communes de l'immeuble. Il ne s'agit pas d'afficher l'intégralité du procès verbal mais uniquement ceux relatifs aux travaux votés.
La notification du procès-verbal :
Le p-v doit être notifié, par LRAR, dans les deux mois qui suivent la tenue de l'assemblée générale. C'est à partir de cette notification que les copropriétaires opposants ou défaillants disposent d'un nouveau délai de deux mois pour contester les décisions d'assemblée générale.
Le non-respect par le syndic du délai de deux mois pour notifier le p-v aux copropriétaires concernés n'est assorti d'aucune sanction. Toutefois, en l'absence d'une telle notification, les décisions prises en assemblée générale demeurent contestables pendant dix ans.
L’exécution des décisions de l'assemblée générale
Il appartient au syndic de s'assurer de l'exécution des décisions de l'assemblée générale. Cependant, cela nous amène à nous poser deux questions: qu'est-ce qu'une délibération ? Quand doit se faire cette exécution ?
La notion de "décision" ou de "délibération"
Cela signifie que n'ont pas à être exécutées les délibérations qui ont eu lieu au cours d'une réunion informelle à laquelle n'ont participé que quelques copropriétaires.
Même, dans une petite résidence, l'accord unanime de l'ensemble des copropriétaires obtenu en dehors d'une assemblée générale ne vaut délibération. Le syndic qui l'exécuterait commettrait une faute susceptible d'engager sa responsabilité.
Le moment de l'exécution
De même, les décisions votées et non encore exécutées lors de l'assemblée générale de l'année suivante n'en sont pas caduques pour autant et doivent être mises en œuvre. Il se peut qu'un délai soit indiqué dans la délibération. Dans ce cas, le syndic devra l'observer.
Cependant, les textes ont prévu un délai de suspension de l'exécution. Ainsi, sauf urgence, la réalisation des travaux votés par l'assemblée générale est suspendue jusqu'à l'expiration du délai de deux mois pour contester les résolutions.
Il s'agit d'une mesure de sécurité pour éviter que le syndic ne commence la réalisation de travaux ensuite annulés par la justice.
En règle générale, et cela est logique, l'exécution d'une décision ne se fait qu'après le vote de celle-ci. Or, il est un cas particulier où l'exécution a lieu avant la tenue de l'assemblée générale: il s'agit de l'urgence.
En effet, il est du devoir du syndic de procéder, de sa propre initiative, aux travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. Le syndic qui ne s'assurerait pas de la réalisation de ces travaux verrait sa responsabilité engagée.
L'autorisation donnée par l'assemblée générale sera, ici, donnée a posteriori, validant rétroactivement les travaux effectués par le syndic.
A titre d'exemple, sont considérés comme urgents les travaux relatifs à la sécurité des personnes dans les parties communes, qui ont pour objet de réparer une installation électrique défectueuse ou qui sont destinés à remédier à une grave insuffisance de chauffage compromettant l'habitabilité des lieux.
S'il s'avère que les travaux ne relèvent pas de l'urgence et que l'assemblée générale refuse de les valider rétroactivement, le syndicat reste engagé envers les différents entrepreneurs, quitte à exercer ensuite une action en remboursement à l'encontre du syndic.
L'auteur de l'exécution de la délibération
Cette délégation doit être précise et ne saurait être conçue en des termes trop généraux.
La responsabilité du syndic
Cependant, ne commet aucune faute le syndic qui n'exécute pas une décision d'assemblée générale en raison du non-paiement, par certains copropriétaires, de leurs charges, et ce malgré plusieurs rappels.
En effet, le syndic, dans une telle situation, peut ne pas disposer de fonds suffisants pour assurer l'exécution des délibérations.
Le syndic engage sa responsabilité, non seulement pour la non exécution des décisions de l'assemblée générale, mais également pour leur mauvaise exécution.
Ainsi, commet une faute celui qui exécute une décision trop tôt (c'est-à-dire avant l'expiration du délai de deux mois) ou une décision inexistante juridiquement.
Est également fautif le syndic qui fait preuve de négligences lors de la réalisation de travaux, omet de souscrire les polices d'assurances nécessaires ou procède à la réception des travaux sans avoir relevé les malfaçons existantes.
Est également responsable le syndic qui prend une décision contraire à celle de l'assemblée générale.
Enfin, peut engager sa responsabilité le syndic qui ne porte pas à la connaissance des copropriétaires la nécessité de réaliser des travaux ou qui ne fait pas part de ses réserves quant à la légalité d'une résolution (et ce, sur le fondement de l'obligation de conseil).
Les actions judiciaires exercées à l'encontre du syndic sont portées devant le Tribunal d'Instance ou le Tribunal de Grande Instance du lieu de situation de l'immeuble.
La contestation des décisions de l'assemblée générale
Une décision, une fois adoptée, s'applique envers tous les copropriétaires, y compris ceux qui se sont opposés au vote de la délibération. Concrètement, cela signifie qu'un copropriétaire ne peut invoquer le fait de s'être opposé à une délibération de l'assemblée générale pour se soustraire au paiement des charges qui en résultent.
Cependant, le fait d'avoir la qualité d'opposant, voire de défaillant, permet aux copropriétaires concernés de contester en justice les décisions de l'assemblée générale.
Est considéré comme défaillant le copropriétaire qui n'était ni présent, ni représenté, lors de l'assemblée générale. Peu importe que cette absence soit volontaire ou non. De même, est considéré comme opposant le copropriétaire qui a voté contre une délibération adopté par l'assemblée générale, ou qui a voté en faveur d'une délibération qui, finalement, n'a pas été adoptée.
En revanche, le copropriétaire abstentionniste n'est pas considéré comme opposant, sauf s'il formule des réserves au moment du vote. Enfin, il existe un cas source de contentieux: il s'agit du copropriétaire qui ne prend pas part au vote.
Contrairement à l'abstentionniste, ce copropriétaire ne se manifeste pas et ne formule aucune réserve. D'après la jurisprudence, il est considéré comme défaillant et peut donc contester les décisions de l'assemblée générale. Cependant, par mesure de sécurité, nous vous invitons à vous prononcer clairement en séance.
L'action en contestation d'une décision d'assemblée générale doit être introduite dans les deux mois à compter de la notification de la décision aux copropriétaires défaillants ou opposants. Cette notification doit se faire par lettre recommandée avec accusée de réception ou par acte d'huissier.
Elle doit reproduire les termes de l'article 42 alinéa 2 de la loi de 1965. En cas d'absence de notification, ou en cas de notification irrégulière, le délai de deux mois ne court pas et les décisions de l'assemblée générale sont attaquables pendant dix ans.
Ce délai de deux mois a pour point de départ le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire. Il est donc impossible de retarder le point de départ du délai en refusant la lettre recommandée puisque la date apposée par la poste sur l'avis de réception servira de référence. L'expiration du délai empêche de remettre en cause la décision de l'assemblée générale.
L'action doit être engagée contre le syndic en tant que représentant légal du syndicat et non contre le syndic personnellement. Le recours est exercé devant le Tribunal de Grande Instance du lieu de situation de l'immeuble. La demande formulée devant le tribunal doit viser les résolutions de l'assemblée générale dont l'annulation est demandée.
