Cette opération marque l'intérêt que chacun porte à la gestion de son patrimoine. Surtout, elle permet au syndic de connaître le degré d'implication des uns et des autres et sera ainsi plus enclin à gérer correctement votre copropriété.
Tout copropriétaire peut procéder de lui-même à une vérification des comptes. En effet, le syndic doit tenir à leur disposition pendant au moins une journée entre l'envoi de la convocation à l'assemblée générale et la tenue de cette dernière l'ensemble des pièces justificatives des charges de copropriété. C'est l'assemblée générale de l'année précédente qui décide normalement de la date de consultation des factures.
Contrairement à un simple copropriétaire, les conseillers syndicaux peuvent avoir accès à tout moment aux différentes pièces intéressant la gestion du syndicat.
Nous recommandons vivement au conseil syndical de procéder à ce contrôle, car c’est une tâche ardue que de vérifier seul les comptes d’une copropriété, surtout si elle est grande ! Ce contrôle sera beaucoup plus efficace dans une démarche collective et organisée.
Un peu de méthodologie
Les différents niveaux de charges d’une copropriété correspondent :
- aux charges communes générales (chauffage, espaces verts, personnel...) ;
- à un bâtiment (toiture, terrasse...) ;
- à une montée d’escalier (ascenseur, digicode, hall, électricité...) ;
- aux consommations (eau chaude sanitaire, eau froide) ;
- à l’unité (location compteur d’eau, contrat d’entretien d’une chaudière individuelle...)
Pour savoir si votre décompte individuel de charges est conforme, il convient de consulter votre règlement de copropriété qui précise les modalités de répartition des dépenses selon leur catégorie : charges générales, communes à tous les copropriétaires ou charges spéciales, spécifiques à certains d’entre eux.
Pour engager correctement une vérification des charges, il est souhaitable de procéder selon cet enchaînement :
- demander les documents essentiels (contrats et avenants...) pour comprendre les coûts, les évolutions tarifaires d‘une année sur l’autre (clause d'indexation…) ;
- analyser l’exécution des contrats (par rapport à des tâches, des heures de travail…) ;
- vérifier les pièces justificatives sur place.
Les documents de base
Pour débuter cette vérification, il faut disposer du décompte des charges détaillé poste par poste. Par exemple, dans le poste chauffage, il faut avoir la ventilation entre fourniture de combustible, électricité utilisée, eau consommée, coût du contrat de maintenance, d’intéressement...
Il en sera de même pour toutes les rubriques de charges. Il faut impérativement avoir connaissance des contrats appliqués et de leurs avenants.
A vous d’établir des comparaisons entre consommation, coûts, notamment d’une année sur l’autre pour :
- voir les évolutions de consommation (m3 d’eau, MWH, gaz, fuel...) ;
- suivre l’indexation des prix (augmentation d’un abonnement, de l’énergie ...)
C’est ainsi que se découvre l’augmentation anormale d’un poste de consommation, la révision curieuse d’un prix... On peut aussi comparer des coûts (ratios) entre copropriétés de configuration comparable sur un site donné.
Les ratios par catégorie de charges et typologie d’immeubles peuvent se concevoir, au mieux, comme un repère indicatif des écarts les plus importants et a priori anormaux.
Il faut ensuite trouver les explications à certaines anomalies relevées.
C’est ainsi qu’on se rend compte que le m3 d’eau chaude sanitaire, réchauffé par la même compagnie de chauffage, n’est pas facturé au même prix d’une copropriété à l’autre.
Pour éviter de devoir tout recommencer à zéro chaque année, tout le travail qui aura été fait est à conserver précieusement, comme les tableaux comparatifs des coûts, des consommations...
Il est souhaitable que ce travail soit poursuivi l’année suivante par les mêmes copropriétaires afin d'assurer une certaine continuité et cohérence dans la démarche. Ce travail de suivi et de contrôle est à maintenir tout au long de l’année, en particulier quand il s’agit de suivre l’exécution des contrats.
La mise à disposition des documents par le syndic
Le syndic est obligé de vous fournir toutes les pièces justificatives (les originaux et non les photocopies) des charges qui sont imputées à la copropriété. Vous pouvez demander des copies de certaines pièces qui méritent d’être analysées plus tranquillement, comme, par exemple, un tableau récapitulatif du chauffage.
Souvent, il faut aller à l’essentiel, c’est-à-dire vérifier les postes qui vont concerner près des trois quarts des charges : chauffage, eau chaude sanitaire, charges salariales... Il s’agit de vérifier qu’il n’y a pas de facture anormale, sans bon de commande, en double, imputable à une autre copropriété...
Il n’y a pas lieu de vérifier toutes les factures, mais celles qui peuvent poser problème comme une consommation anormale d’électricité dans une montée d’escalier, une surconsommation d’eau dans un bâtiment…
Nous insistons pour que ce contrôle des charges ne se résume pas à une vérification comptable. Il ne faut pas se contenter de vérifier "que les additions sont justes" mais chercher à comprendre à quoi elles correspondent et si les montants sont justifiés.
En exagérant le trait, on peut dire que la sincérité des comptes présentés suffit trop souvent à entériner la gestion tout entière, l’acte de contrôle de la gestion se bornant à "pointer les factures" et à opérer les vérifications minimales au niveau des comptes de trésorerie.
Il faut aussi se préoccuper de l’aspect patrimonial et se demander en quoi le mode de gestion, son contenu, son niveau de qualité pèsent sur l’évolution du bien administré, sa valeur, son coût de fonctionnement, de maintenance et de conservation.
Le contrôle des prestations
Vérifier les charges, c’est notamment :
- lutter contre des gaspillages (fuite d’eau, surconsommation énergétique…) ;
- payer uniquement les prestations correspondant aux services réellement rendus dans les contrats d’entretien, de fournitures
(l’ascenseur a-t-il été en panne ? Pendant combien de jours ? Les prestations ont-elles bien été fournies ? L’eau chaude collective a-t-elle été fournie toute l’année ? …) ; - réviser certains contrats qui ne correspondent pas ou plus aux besoins de la copropriété ;
- ajuster les appels de charges en fonction des dépenses réelles...
En cas de défaillance, d’anomalies, de services non rendus, les copropriétaires sont en droit d’exiger des remises, l’application de pénalités de retard ou la renégociation d’un contrat. Voici quelques exemples de contrôle.
Les tâches de nettoyage
Il s’agit de bien connaître ce que le contrat prévoit : fréquence de passage, tâches à exécuter (balayage, lavage...). Cela fait partie des points à discuter lors d’une assemblée générale.
Un affichage est souhaitable pour porter à la connaissance des copropriétaires les dispositions essentielles de cette prestation. A vous ensuite de signaler au syndic les prestations pas ou mal effectuées, avec précision (date...).
En cas de mauvaise exécution, vous n’avez pas à intervenir directement auprès du personnel employé sur votre copropriété. Discuter n’équivaut pas à commander. Vous n’êtes pas le chef du personnel ou "l’employeur" en tant que tel (c'est le syndicat qui l'est, sauf en cas d'intervention d'une société prestataire de services).
Si vous avez des remarques à formuler, des propositions à faire, elles doivent être adressées en priorité au syndic qui lui interviendra directement auprès de l'intéressé (concierge, employé d’immeuble, société…)
L’adaptation de postes de travail
Le poste "personnel" travaillant sur la copropriété est souvent conséquent. La première démarche est de bien cerner quels sont les besoins de la copropriété en la matière et de s’assurer que le (s) salarié (s) effectue (nt) les missions prévues au contrat de travail.
Une fois la réflexion menée, l’assemblée devra voter le nombre et la catégorie des emplois adaptés à la situation. Par exemple, un contrôle a permis de découvrir que les espaces verts étaient entretenus par une entreprise alors que contractuellement cette mission incombait au gardien.
Si, pour une raison ou pour une autre, la copropriété désire restreindre les missions dévolues au gardien, il faudra procéder à la renégociation du contrat de travail le liant à la copropriété, dans les limites prévues par la convention collective des gardiens, concierges et employés d'immeubles (CCN n°3144). La marge de manœuvre est très limitée, car la modification ne doit pas entraîner une réduction des avantages acquis tant sur le salaire que sur la classification.
Une renégociation du contrat ne peut donc se faire qu’à la hausse. Cela peut cependant vous permettre de réaliser des économies : vous avez peut-être intérêt à augmenter les Unités de Valeur de votre gardien si cela vous permet de vous passer d’un prestataire de service (par exemple, une entreprise de nettoyage).
Pour remplacer le gardien par un employé d’immeuble ou par une entreprise extérieure, il faut d’abord tenir compte de la majorité requise, à savoir la double majorité de l’article 26 et ensuite du droit du travail. Le Code du travail consacre de nombreux articles aux concierges et employés d’immeuble.
En cas de licenciement d’un gardien, il est fortement conseillé que le syndic contacte l’inspection du travail pour examiner les modalités de licenciement et pour calculer avec exactitude le montant des indemnités que le syndicat aura à verser au salarié.
La consommation d’eau
Le plus difficile est de détecter rapidement les fuites d’eau dans des parties communes (locaux à poubelles, notamment). Un robinet qui fuit à longueur d’année, un robinet mal fermé… autant d’économies possibles si la copropriété est un peu vigilante.
Parmi les causes de dépenses excessives, on peut aussi trouver des installations d’arrosage inadaptées ou fonctionnant mal. Il peut être nécessaire de bien adapter les plantations au climat.
Dans le cas d’arrosage automatique, vous pouvez vérifier si le nombre de jets n’est pas trop important, si la programmation fonctionne bien...
La réduction des charges
Plusieurs pistes s’offrent aux copropriétés :
Les économies d’énergie
Tous les travaux concernant les économies d’énergie (isolation thermique, changement de chaudière, changement de combustibles, etc.) se prennent à la majorité absolue de l'article 25 s'ils sont en moins de 10 ans.
Par exemple, le changement d’un brûleur de fuel devenu hors d’usage sur une chaudière peut être assimilé à une économie d’énergie, car le brûleur ancien était loin d’avoir les mêmes performances techniques que celui qui vous sera posé.
Il sera évidemment moins "gourmand" en énergie que le précédent. En revanche, pour les travaux plus importants, amortissables sur une durée de 10 ans ou plus, la double majorité de l'article 26 sera nécessaire;
Cette question d’économie d’énergie est parfois complexe. L’exemple type est celui concernant la question d’un choix énergétique (gaz naturel, fuel, bi-énergie...) au moment de changer de chaufferie.
On ne passe pas si facilement au gaz sous prétexte que le fuel augmente sérieusement ! L’avis d’un expert est vivement conseillé. Il n’y a pas sur ce plan de solution "prête à porter". Chaque copropriété est un cas de figure nécessitant une analyse propre.
La loi relative à l’air et l’énergie du 30 décembre 1992 prévoit que les immeubles neufs dont le permis de construire a été déposé après le 1er juillet 1997 devront être équipés de dispositifs permettant le choix et le remplacement à tout moment de la vie du bâtiment, de tout type d’énergie.
Les dépenses d’électricité
La réduction de la consommation d’électricité dans les parties communes peut se faire de différentes manières. L’installation d’une minuterie dans les parties communes, les locaux vide-ordures et garages à vélo, évite que la lumière reste allumée inutilement.
Leur réglage est très important pour la maîtrise des consommations (60 ou 90 W sont largement suffisants dans certains cas). L’éclairage peut être fractionné (pour éviter d’éclairer 8 étages en même temps, alors qu’on monte au 2ème), être réalisé avec des ampoules basse consommation…
Il est possible de faire des économies lorsque l'on peut réduire le nombre de compteurs dans une copropriété. Souvent, leur abonnement coûte bien plus cher que les consommations réelles.
Quand ce n’est pas possible, pensez à vérifier si les puissances souscrites ne sont pas surestimées par rapport à ce qui est nécessaire, surtout s’il n’y a que l’éclairage à assurer.
La contestation des charges
Lorsqu’un ascenseur est tombé régulièrement en panne sur un exercice, la copropriété est en droit de réclamer un dédommagement dans la mesure où les contrats précisent une obligation d’intervention déterminée (sous 48, 72 heures...).
L’entreprise ne pourra pas être pénalisée si elle intervient dans ces délais. Vous avez donc intérêt à bien noter les jours de panne (surtout s'ils sont fréquents) et à négocier, par le biais du syndic, soit l’application des pénalités prévues dans ce cas, soit une remise financière sur le contrat.
Vous trouverez des informations complémentaires dans tout sur les charges
