L'assemblée générale devra déterminer le nombre de sièges à pourvoir, fréquence des réunions… Il est recommandé de prévoir des modalités de fonctionnement les plus souples possibles.

Le conseil syndical peut aussi, dans un souci de meilleure gestion de proximité et de réduction des charges, faire voter en assemblée générale un budget d'entretien qui lui permettra de pourvoir rapidement aux menues dépenses (exemples : remplacement des ampoules grillées, menues réparations..)

Ce budget devra être adopté à la majorité de l’article 24, et son emploi devra être justifié en fin d’exercice dans le bilan d’activité du conseil syndical.

Par ailleurs, le conseil syndical doit faire un compte rendu de l'exécution de sa mission qui sera joint, pour information, à la convocation de l'assemblée générale.

Les réunions du conseil syndical

La fréquence des réunions du conseil syndical est à fixer en fonction des besoins de la copropriété, de l'actualité (travaux à exécuter…)… Il est utile que le conseil syndical se réunisse régulièrement et non en fonction de l’humeur d’un président ou une fois avant l’assemblée générale.

L'établissement d'un ordre du jour est fortement conseillé. Il peut être réalisé conjointement par les membres du conseil syndical, mais il ne faut en aucun cas laisser le syndic être maître de l'ordre du jour. D'ailleurs, le syndic n'a pas à assister aux réunions du conseil syndical, sauf celle relative à la préparation de l'assemblée générale.

La possibilité pour le conseil syndical de se faire assister

Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.

Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont alors supportées par le syndicat et réglées par le syndic.

Cela permet ainsi aux conseillers syndicaux de demander l'avis d'un expert pour certaines questions complexes nécessitant l'avis d'un homme de l'art : comptable, thermicien, juriste…

Les frais du conseil syndical peuvent donc être constitués, par exemple :

  • du coût de communications téléphoniques ou de photocopies…
  • d'achat de documentations ou de revues relatives à la copropriété, à la gestion comptable...
  • d'honoraires des techniciens ;
  • de l’adhésion collective auprès d’un organisme de défense des copropriétaires offrant notamment des conseils, l’analyse des charges (comme la CLCV) ;
  • de la formation suivie par les conseillers syndicaux.