Les obligations du syndic sont multiples et peuvent être divisées en plusieurs catégories :
L'administration courante de l'immeuble
Il peut ordonner la réalisation de menus travaux relevant de l'entretien sans l'autorisation de l'assemblée générale. Cependant, hormis le cas de l'urgence, le syndic ne peut engager seul que ces travaux courants: tous les autres doivent recevoir l'approbation de l'assemblée générale.
En cas d'urgence, le syndic est habilité à effectuer les travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. L'assemblée générale ratifiera, a posteriori, les travaux entrepris. Ce droit pour le syndic n'existe qu'à la double condition de l'urgence à faire exécuter ces travaux et du danger que leur non-réalisation présente pour la copropriété.
Ainsi, sont considérés comme urgents les travaux relatifs à la sécurité des personnes, ceux qui ont pour but de remédier à une déficience grave du système de chauffage, compromettant l'habitabilité des lieux…
Si l'assemblée générale refuse de ratifier les travaux réalisés, le syndicat reste tenu financièrement vis-à-vis des entreprises contactées. Cependant, il pourra ensuite se retourner contre le syndic afin de se faire rembourser.
Il doit souscrire les contrats d'assurance nécessaires et veiller à ce que chaque partie de l'immeuble soit utilisée conformément à sa destination.
Le syndic est également le gestionnaire et non l'employeur, du personnel du syndicat. Il lui appartient de procéder aux recherches d'emploi et aux entretiens d'embauche ainsi qu'aux déclarations obligatoires en vertu du droit du travail.
Il peut également licencier, de son propre chef, le personnel, mais il engage alors sa responsabilité en cas de licenciement abusif.
Les obligations administratives du syndic
Le syndic doit établir et tenir à jour la liste des copropriétaires. Cette liste comporte la mention de l'état civil des copropriétaires, leur adresse, et l'indication des lots leur appartenant.
A côté de cela, le syndic est tenu de conserver les archives du syndicat.
Par ailleurs, le syndic ouvre et tient à jour le carnet d'entretien de l'immeuble. Ce carnet est en quelque sorte la carte d'identité de l'immeuble.
Enfin, il appartient au syndic, par exemple, de faire voter les travaux nécessaires à la lutte contre les termites, au retrait ou au confinement de matériaux contenant de l'amiante…
Les obligations comptables et financières
Le syndic est obligé de tenir une comptabilité séparée pour chaque syndicat dont il assure la gestion et doit indiquer la situation financière d'un copropriétaire à l'égard du syndicat.
Attention, il convient de ne pas faire de confusion entre "comptabilité séparée" et "compte séparé". En effet, la comptabilité est obligatoirement séparée.
Un syndic ne peut faire une comptabilité unique pour l'ensemble des copropriétés qu'il gère, ce qui rendrait tout contrôle des comptes impossible et empêcherait de connaître la situation financière réelle d'une résidence. En revanche, le compte sur lequel les fonds du syndicat sont versés peut être, soit séparé, soit unique.
Le syndic est également tenu d'ouvrir un compte séparé au nom du syndicat dans les 3 mois qui suivent sa désignation par l'assemblée générale, sans quoi son mandat expire de plein droit à l'issu de ce délai. L'assemblée générale peut cependant en décider autrement et opter pour le compte unique.
Enfin, le syndic est tenu de soumettre, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun, susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale.
Ces provisions servent uniquement pour les travaux d'entretien et de conservation: il ne peut s'agir en aucun cas de travaux d'amélioration. Le syndic a ici une obligation de conseil dans la mesure où il doit avertir, compte tenu de la situation, de la nécessité de constituer ou non ces provisions.
L'obligation de conseil du syndic
L'obligation de conseil fait appel aux connaissances techniques et juridiques du syndic. Ainsi, il doit maîtriser le droit de la copropriété et pouvoir avertir l'assemblée générale lorsqu'elle envisage d'adopter une décision illégale. De même, il se doit de pouvoir choisir une entreprise en fonction de la nature des travaux et du meilleur rapport qualité/prix.
Cependant, être soumis à une obligation de conseil ne signifie pas connaître tout sur tout. Il s'agit, pour lui, de savoir où se trouvent ses propres limites et à partir de quand il est nécessaire de s'entourer d'un homme de l'art.
Il ne s'agit ici que d'un rapide aperçu des diverses obligations du syndic. Il en existe d'autres fondamentales telles que la convocation annuelle de l'assemblée générale, par exemple.
