Troisième phase : La préparation de l'assemblée générale pour voter le projet de travaux


L'ensemble des conclusions servira d'arguments pour les assemblées générales où seront proposés des travaux d'économies d'énergie et préparer un plan patrimoine. Celui-ci est préalable au processus de déclenchement de projet de travaux et constitue un véritable outil d'aide à la décision.

Le conseil syndical est destinataire des résultats du diagnostic thermique et des préconisations. C'est sur cette base que la "commission" éventuellement créée peut en exploiter les conclusions et communiquer largement auprès de tous les copropriétaires (avantages, coûts...). Il s'agit là de préparer un programme de travaux susceptible d'être accepté en assemblée générale.

Le programme peut être réalisé autour d'un événement précis et nécessaire comme l'isolation des murs lors d'un ravalement de façade, ou le renforcement de l'isolation lors de la réfection de la toiture, le changement de chaudière à l'occasion de la rénovation de la chaufferie...

Lors de l'assemblée générale, les copropriétaires sont appelés à voter pour ou contre la réalisation des travaux. Selon la décision prise à la majorité requise, cela va entraîner la participation financière des copropriétaires, aussi, dans ce contexte, il semble impératif de fournir à ces derniers le maximum d'éléments d'appréciation pour se prononcer en toute connaissance de cause.

Ce dernier point est important, car il va permettre d'établir un rapport entre le coût des travaux et le temps d'amortissement selon les économies générées. Cette information est indispensable pour la présentation du projet de travaux en assemblée générale, car les différentes majorités sont fonction du temps de retour des travaux.

L'ensemble des documents nécessaires à la réflexion des copropriétaires leur sera adressé au plus tard avec la convocation, mais il apparaît incontournable que durant toute la période d'instruction et de préparation du projet, le conseil syndical fasse de l'information et de la communication sur les évolutions du programme d'énergie.

L’assemblée générale devra décider :

  • du choix des travaux,
  • du montant des travaux,
  • du choix de l’entreprise,
  • de la période des travaux,
  • du montant des appels de provisions et des dates d’exigibilité,
  • du placement des fonds recueillis au profit du syndicat (si nécessaire),
  • de l’affectation des intérêts produits par le placement des fonds (si nécessaire),
  • éventuellement d’une délégation de pouvoir

En plus des travaux, il faudra décider au cours de la même assemblée :

  • du contrat et de la mission du maître d’œuvre pour la phase "suivi des travaux" (nature et coût),
  • de choisir éventuellement un bureau de contrôle (mission et coût),
  • de choisir éventuellement un contrôleur S.P.S. (mission et coût),
  • de souscrire une assurance dommage-ouvrage si nécessaire (coût),

de définir les honoraires du syndic au titre des travaux, en fonction de ce qui lui sera demandé comme travail supplémentaire et ne pas se borner à accepter ce qui existe dans son contrat (mission et coût).