L'immatriculation des copropriétés est sous-estimées car bon nombre de copropriétaires estiment qu’il s’agit d’une simple mesure administrative à l’utilité purement hypothétique et qui, de toute façon ne concerne que le syndic. En fait, cela est loin d’être le cas.

L’utilité de l’immatriculation

L’immatriculation a pour principal objectif de mieux connaître le parc de copropriétés ; ses caractéristiques et, surtout, son état. Cela permettra ainsi de mieux comprendre les processus de fragilisation des copropriétés afin d’intervenir le plus tôt possible dès l’apparition des premières difficultés. Une démarche intéressante surtout lorsque l’on sait que certains syndics sont parfois laxistes quant au recouvrement des charges, aggravant ainsi la dette du copropriétaire.

L’immatriculation est également utile pour le syndic dans la mesure où elle met à leur disposition des éléments de comparaison des charges, ce qui leur permettra d’informer le plus précisément possible les futurs acquéreurs.

Comment procéder à l’immatriculation ?

L’immatriculation se fait selon un calendrier bien précis, au plus tard :

  • le 31 décembre 2017 pour les copropriétés de plus de 50 lots ;
  • le 31 décembre 2018 pour les autres copropriétés.

Ne sont pris en compte que les lots principaux, à savoir ceux à usage de logements, commerces ou bureaux. Les lots annexes tels que les caves ou place de stationnement ne sont pas à prendre en compte. Rien n’interdit toutefois l’immatriculation d’une résidence par anticipation, avant la date la concernant.

L’immatriculation est effectuée par le syndic et se fait sur le site www.registre-coproprietes.gouv.fr.

Les données nécessaires à l’immatriculation

Les informations que doit renseigner le syndic sont de différentes natures :

  • identification de la copropriété : nom de la copropriété, date du règlement de copropriété, adresse complète, présence ou non de syndicats secondaires, nombre de lots principaux et accessoires...
  • données administrative et judiciaires : arrêté de péril, désignation d’un mandataire ad hoc, ordonnance de carence…
  • données financières : dates de l’exercice comptable, montant des charges (courantes et exceptionnelles) et des différentes dettes (fournisseurs, copropriétaires…), montant du fonds de travaux obligatoire, présence ou non d’employés (gardien, concierge) ;
  • données techniques : période de construction, informations sur les modalités de chauffage, nombre d’ascenseurs, classe énergétique des bâtiments (la fameuse lettre figurant sur le diagnostic de performance énergétique).

En sus de ces informations, le syndic doit préalablement renseigner certaines informations personnelles (coordonnées)...

Syndic bénévole : comment procéder à l’immatriculation ?

Comme indiqué, l’immatriculation doit être effectuée par le syndic. Ce n’est que pour les immeubles neufs ou ceux mis en copropriété à compter du 1er janvier 2017 que l’immatriculation incombe au notaire, et non au gestionnaire.

On peut légitimement penser que cette démarche ne posera pas de problèmes particuliers aux syndics professionnels, d’autant plus que l’ANAH, chargée de la gestion du registre d’immatriculation, a édité des fiches pratiques à leur attention. En revanche, pour un syndic bénévole, la démarche peut paraître plus complexe.

Avant tout, il convient de créer un compte sur le site du registre (www.registre-coproprietes.gouv.fr), procédure fort simple qui consiste à renseigner vos données personnelles (coordonnées précises, adresse électronique…). Importez le cas échéant un certificat de sécurité (l’option s’affichera automatiquement si besoin est). Définissez enfin votre mot de passe : vous avez créé votre compte.

Cette opération une fois terminée, vous recevrez par courrier postal, le code d’activation de votre compte.

A partir du moment où vous avez activé votre compte, vous pouvez procéder à l’immatriculation de votre copropriété. Les informations nécessaires et décrites ci-dessus se trouvent principalement dans le règlement de copropriété (pour les données techniques) et dans les annexes 1 et 2 du dernier exercice comptable clos. Ainsi, les charges courantes correspondent au Total I de l’annexe 2, les charges pour travaux et opérations exceptionnelles au Total II de la même annexe, et le montant des dettes fournisseurs aux comptes 401 et 42 à 44 de l’annexe 1.

Vous pouvez également télécharger, sur le site du registre ou sur celui de la CLCV, www.actioncoproprietaires.org, des fiches pratiques afin de vous guider dans vos démarches.

La non-immatriculation

A défaut d’immatriculation, le syndic encourt une astreinte d’un montant maximum de 20 € par lot et par semaine de retard. Cette somme ne peut être facturée par le syndic aux copropriétaires, sauf s’il n’est pas rémunéré pour l’exercice de son mandat.
La copropriété ne peut bénéficier d’aucune subvention si l’immatriculation n’a pas été effectuée.

Au 30 juin 2017, 40 022 copropriétés étaient immatriculées, dont 2 357 de copropriétés de plus de 200 lots principaux. 32 % des télédéclarants sont des syndics bénévoles ou coopératifs.