Les mandats

Ainsi, un copropriétaire bailleur peut-il mandater son locataire. Cette liberté de choix n'est cependant pas totale. En effet, il est interdit de remettre un mandat au syndic, à son conjoint ou à un de ses préposés. Cette interdiction est absolue et sa violation peut entraîner la nullité de l'assemblée générale.

Un délégataire ne peut recevoir plus de trois mandats, sauf si le total des voix dont il dispose est inférieur ou égal à 10 % des voix du syndicat. Paradoxalement, cela signifie qu'une personne pourrait avoir trois mandats, ou moins, et représenter plus de 10 % des voix du syndicat.

Le mandat doit être écrit et préciser les noms du mandant et de son représentant. Toutefois, il arrive qu'aucun nom ne soit mentionné dans le mandat : on parle, dans ce cas, de pouvoir en blanc.

Ces pouvoirs en blanc sont valables, mais ils ne doivent pas, sous peine de nullité de l'assemblée générale, être remis au syndic, à son conjoint ou à l'un de ses préposés. Ces mandats doivent être distribués en début de séance, de préférence par le président du conseil syndical.

En aucun cas, les pouvoirs en blancs ne doivent être distribués par le syndic, sous peine, ici encore d'annulation de l'assemblée générale. En effet, le syndic, en choisissant les personnes titulaires de ces mandats, pourrait influer sur le vote.

Dans tous les cas, le mandant peut obliger le mandataire à voter dans un sens déterminé pour chaque délibération. Le non-respect par ce dernier des consignes de vote du mandant entraîne sa responsabilité pour faute dans l'exécution de son mandat. La subdélégation est possible dès lors qu'elle est expressément prévue dans le mandat. Dans ce cas, le mandataire pourra remettre son pouvoir à quelqu'un d'autre.

L'établissement de la feuille de présence

Cette feuille doit être signée par chaque copropriétaire ou mandataire présent et est certifiée exacte par le président de l'assemblée générale. En pratique, c'est le syndic qui procède à l'établissement et à la tenue de la feuille de présence.

Les copropriétaires arrivant en cours de séance ou quittant prématurément l'assemblée générale devront être inscrits ou rayés de la liste de présence selon le cas.

Afin d'éviter toutes contestations ultérieures, il est recommandé d'indiquer systématiquement l'heure d'arrivée et de départ de chaque copropriétaire ainsi que les horaires des délibérations.

Le décompte des millièmes

Le nombre de voix des copropriétaires est indiqué dans le règlement de copropriété. Il correspond à la quote-part de chaque copropriétaire dans les parties communes. Il existe cependant une exception importante à cette règle. Dès lors qu'un copropriétaire dispose d'une quote-part des parties communes supérieures à la moitié, son nombre de voix est réduit à la somme des voix dont disposent les autres copropriétaires.

Exemple : dans une copropriété comportant 1000/1000ème, un copropriétaire détient 550/1000ème. Son nombre de voix est ramené à : 1000-550 = 450/1000ème.

La question du quorum

Contrairement à certaines idées reçues, aucun quorum n'est exigé pour que soit valide une assemblée générale. Celle-ci peut se tenir valablement quel que soit le nombre de copropriétaires présents. Il est vrai que certaines résolutions ne pourront être adoptées, faute de majorité suffisante, mais elles devront quand même être soumises au vote.

Election du président, des scrutateurs et du secrétaire de séance

Tout copropriétaire peut être élu président de séance. Cependant, le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent être appelés à ce poste. Le président sera notamment chargé de l'organisation des débats. Les scrutateurs, quant à eux, assistent le président de séance et contrôlent le résultat des votes.

Quant au poste de secrétaire, il est tenu généralement par le syndic, mais l'assemblée générale peut en décider autrement.